Identifică proprietarul și utilizatorul
Verifică actele mașinii și contractul relevant înainte să pregătești avizarea. Notează cine poate comunica în numele proprietarului și cine primește documentele dosarului. Nu presupune că toate contractele de leasing au aceleași condiții de reparație sau reprezentare.
Cere documentele potrivite
Întreabă proprietarul sau administratorul flotei ce împuternicire ori acord este necesar. Confirmă cu entitatea care gestionează dauna forma acceptată și întinderea mandatului. Un document pentru conducerea vehiculului poate avea alt scop decât reprezentarea în dosarul de despăgubire.
Separă dosarul de facturare
Stabilește cu service-ul cui se emit documentele și cine aprobă eventuale lucrări care nu intră în dosar. Pentru aspectele fiscale, cere clarificări persoanei care gestionează contabilitatea firmei. Centrul nu poate deduce regimul fiscal al clientului numai din talon sau din numele proprietarului.
Organizează comunicarea
Alege o persoană de contact și păstrează într-un singur loc constatările, devizele și aprobările. Anunță service-ul dacă predarea și ridicarea mașinii sunt făcute de persoane diferite. Pentru mașina de înlocuire, verifică separat cine poate semna și cine o poate conduce.